Las Claves de una Planificación y Estimación de Costos Efectivas

Por: Zeinab Morhell – Ingeniera de Procesos

Descubre las estrategias y claves de una planificación y estimación de costos que ayuden a evitar imprevistos y sobrecostos en un proyecto minero.

INTRODUCCIÓN

Los proyectos mineros se caracterizan por ser complejos y costosos. Por ello, la precisión en la planificación del cronograma y la estimación de costos son esenciales para asegurar el éxito del proyecto.

Sin embargo, dada la magnitud y complejidad de estos proyectos, el proceso de planificación puede ser un desafío a la hora de cumplir con el programa. Por otra parte, la falta de precisión en la estimación de costos es otro desafío que enfrentan los profesionales de la industria minera, donde las estimaciones deficientes pueden llevar a que los proyectos corran el riesgo de superar su presupuesto y se retrasen.

TALLER COMBINADO DE PLANIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA Y ESTIMACIÓN DE COSTOS

 

En este contexto, GRT Consultores llevó a cabo un taller de Planificación y Estimaciones para un proyecto de flotación de partículas gruesas, cuyo propósito fue establecer un entendimiento compartido entre el Dueño y el Ingeniero del proyecto en su fase de prefactibilidad (PFS). Su resultado captura los principales hallazgos y conclusiones, así como las acciones clave acordadas durante la sesión y que se exponen más adelante.

METODOLOGÍA

Brevemente, el proceso para llevar a cabo la Planificación del Cronograma y la Estimación de Costos se basa en lo siguiente:

• • Planificación del Cronograma: Implica definir los hitos clave, estimar hacia atrás desde esas fechas, desarrollar la ingeniería de detalles y la construcción, determinar el software para estimar el programa, elaborar calendarios, definir actividades y su secuenciación, establecer duraciones, incorporar rendimientos y recursos, y evaluar las holguras float de la ruta crítica.

• • Estimación de Costos: Comienza evaluando la etapa de desarrollo del proyecto y definiendo detalles como contratos y áreas. Luego, se estiman las cantidades y precios de los materiales, considerando la especificación de los proveedores y la naturaleza de los suministros (local o importado). En la fase de construcción y montaje, se calcula la mano de obra, los rendimientos de las máquinas y otros factores de producción. También se incluyen provisiones para cambios y posibles aumentos en las cantidades. Posteriormente, se ajustan los costos por inflación y se agrega un período de contingencia para las incertidumbres.

Durante el taller se revisaron los siguientes elementos, con previa corroboración de cumplimiento del estándar de la empresa para la estimación y la planificación de acuerdo con el nivel y fase de ingeniería correspondiente del proyecto.

• • Planificación del Cronograma: Se revisaron 1) las generalidades, que abarcan los supuestos del cronograma, contingencia en el cronograma, calendario del proyecto y duración de las actividades, 2) las fuentes de información, 3) la elaboración, que incluye ingeniería, procura y contrato, 4) las cantidades necesarias, y 5) los hitos claves.

• • Estimación de Costos: Se revisaron 1) los costos directos. 2) los costos indirectos. 3) el allowance (costo indirecto). 4) el escalamiento futuro. 5) la contingencia.

 

RESULTADOS

 

Planificación del Cronograma

Las principales acciones resultantes del análisis de la Planificación incluyeron lo siguiente:

1. El contratista debe definir y verificar la fuente de suministro del concreto, y su disponibilidad.
2. Asegurar el financiamiento para los equipos principales.
3. Establecer el sistema de turnos para personal directo y para personal indirecto basado en la experiencia de proyectos anteriores y similares.
4. Definir claramente los límites y alcances del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) y del Plan de Ejecución de Suministro (PES), utilizando la información generada en taller de Constructibilidad del proyecto.
5. Realizar compras tempranas a la salida de la prefactibilidad, y definir los entregables necesarios para licitar los paquetes críticos.
6. Incluir los trabajos de movimiento de tierra en la planificación.
7. Implementar un cronograma tentativo de instalación de equipos principales.
8. Ajustar el histograma de concreto, considerando que hay más volumen al principio y luego una cola más larga, y resaltar el impacto de los equipos principales en el cronograma.
9. Tomar medidas para obtener un cronograma tentativo de instalación de equipos principales de proveedores (vendor) y evaluar el impacto de los estudios geotécnicos adicionales en el cronograma por excavación.

 

Estimación de Costos

Las principales acciones resultantes para la sesión de Estimación de Costos incluyeron:

1. Revisar las ofertas técnicas y establecer una estrategia de selección de precio basada en PERT, incluyendo la opinión de operaciones y considerando el inventario de repuestos.
2. Realizar la factorización de cantidades y precios de materiales utilizando datos de proyectos comparables y llevar a cabo un doble chequeo; considerando factores de cambio de moneda (Forex) y escalación por tiempo, y buscar un criterio de ecualización de los volúmenes para igualar las cantidades y precios en proyectos de diferentes escalas.
3. Estimar los costos de mano de obra comparando con proyectos de nivel similar, considerando factores de corrección por ubicación, la fuente del combustible (cuyo precio puede variar según ubicación o si la ya compañía posee un proveedor establecido), y establecer los salarios base del trabajador de acuerdo con tarifas competitivas del mercado. Asimismo, diferenciar aquellos que corresponden a costos directos o costos indirectos, así como el total de horas hombre vestidas (como el costo de equipos, costos de supervisión, entre otros).
4. Determinar la escalación, contingencia y exclusiones utilizando el estándar de la compañía para la estimación de costos.
5. Incluir calificaciones específicas en las Bases de Estimación.

CONCLUSIÓN

El taller enfatizó la importancia de la rigurosidad en la planificación y estimación de costos. Con la correcta aplicación de las acciones derivadas en los resultados, los profesionales pueden mejorar la rigurosidad del proceso de planificación de proyectos y minimizar los riesgos de desviación del presupuesto.